Om du som deltagare dessutom får möjlighet att fundera igenom vad du själv vill med mötet är det förståss ytterligare en fördel. Om förväntningarna är uttalade ökar möjligheterna för den som leder mötet eller konferensen – och för alla som deltar – att tillsammans se till så att förväntningarna också uppfylls.
Här följer tre tips på metoder för att använda förberedelser och incheckning för att göra mötet, konferensen eller seminariet mer effektivt:
1. ”Hemuppgift” inför mötet
Ge alla deltagare en text att läsa, en länk till ett TEDtalk att se, en podd att lyssna på eller helt enkelt några frågor att fundera över inför ert möte. Då kan var och en fokusera på de frågor ni ska arbeta med och deltagarna får dessutom en möjlighet att själv reflektera kring sina egna tankar kring det ämne eller tema som ert möte ska handla om. Förberedelseuppgifter bidrar till att korta ställtiden i inledningen av mötet eftersom alla redan från början har fokus på de frågor som ni ska ta upp. Då kan ni använda tiden i mötet mer kreativt och effektivt.
2. Checka in tillsammans
Inled gärna även ett kortare möte med att ta en runda i rummet där var och en får säga något om sina förväntningar på mötet.
För lite längre seminarier eller konferenser, där interaktivitet mellan deltagarna är avgörande för resultatet, är gemensam incheckning alltid tidseffektivt. Vi vinner så mycket på att var och en får reflektera över sina egna ingångsvärden och på att vi dessutom får förståelse för var varandras ingång i mötet.
En enkel variant är att inleda mötet med att ge alla 1-2 minuter att under tystnad fundera på tre frågor:
- Vad lämnar jag bakom mig när jag går in i det här mötet?
- Hur är mitt nuläge?
- Vad ser jag fram emot?
Ta sedan en runda i rummet där alla lite korfattat får berätta om sina personliga svar.
3. Synergimetoden
Synergimetoden är en unik mötesmetodik för inkluderande möten där kommunikation och dialog grundlägger strategisk höjd.
Metoden bygger på att vi, var och en, inledningsvis tar ställning till fyra frågor;
- Vad vill jag ta upp?
- Vad vill jag få ut?
- Hur vill jag använda gruppen?
- Hur mycket tid vill jag ha?
Genom att berätta för varandra om svaren på dessa frågor kan vi sedan förädla arbetsprocessen. Vi blir mer strategiska, kreativa och produktiva eftersom metoden hjälper oss att bättre ta till vara på vars och ens bidrag.
Vill du lära dig mer om Synergimetoden är vår programledare Liselott Vahermägi en utmärkt processledare i en workshop där din organisation blir modigare genom inkluderande möten.
